Responsable Support Administratif et Marketing h/f

Date: Jun 23, 2022

Location: FR - Montpellier 2, France - All, FR

Company: Bausch & Lomb

Le laboratoire Bausch + Lomb développe et commercialise des traitements médicaux innovants.

Avec 160 ans d'expertise dans ce domaine et un portfolio de produits disponibles dans plus de 100 pays, nos 10000 salariés ont amené Bausch + Lomb (3b $ de CA) à devenir un acteur incontournable de l'ophtalmologie.

 

Vous avez envie de rejoindre une entreprise innovante et dynamique qui vous permettra de relever des challenges professionnels valorisants ?

 

Nous recherchons actuellement un Responsable Support Administratif et Marketing H/F en CDI pour rejoindre notre équipe Contactologie basée à Montpellier.

 

FINALITE DU POSTE

Point central de contact au sein de la division Contactologie pour les différents services internes et interlocuteurs externes, le Responsable Support Administratif et Marketing h/f supporte le business d'un point de vue administratif sur les aspects commerciaux et marketing. Il/elle est garant de la bonne réalisation des actions en interaction avec les professionnels de santé tout en respectant nos normes de fonctionnement internes (Compliance, DMOS, Concur).

 

MISSIONS PRINCIPALES

 

Support Commercial - 40% :

 

  • Gestion nouveaux arrivants / salariés sortants :

    • Centralisation des plannings de formation en coordination avec les directeurs régionaux et différents intervenants

    • Coordination de l’intégration du salarié : réservation hôtel/repas, gestion des accès informatiques, réalisation des avances note de frais, commande carte affaires, gestion du contrat véhicule

    • Réalisation de la formation note de frais

    • Remboursements des frais de déplacements des candidats

    • Pour les salariés sortants : coordination de la restitution de l’ensemble du matériel en lien avec les différents services concernés.

 

  • Contrôle des notes de frais des directeurs régionaux / nationaux : vérification des montants et des donnés saisies afin de veiller à la conformité aux polices internes

 

  • Logiciels internes de validation compliance et règlementaire (BPM & Atrium) :

    • Dans le respect des procédures internes, saisie des informations nécessaires pour permettre la validation des :

      • Contrats (KOL, Agence et autres contrats BU Vision Care)

      • Sponsorings

      • Evénements

      • RP & RNT (Directeurs Régionaux)

      • Congrès régionaux

    • Suivi de ces dossiers pour s’assurer de l’obtention des validations requises dans les délais prévus

    • Le cas échéant pour les sponsorings :

      • Remboursements pour les professionnels de santé

      • Saisie des informations relatives aux remboursements dans BPM & Atrium

    • Garant de la conformité et de la validité des informations communiquées

 

  • Support administratif pour le service : commande de fourniture et cartes de visites, distribution du courrier 

 

Support Marketing - 40% :

 

  • Coordination des congrès régionaux :

    • Réservation des stands et organisation logistique du congrès

    • Elaboration des dossiers de participation

    • Coordination sur place

 

  • Gestion du matériel marketing en relation avec le partenaire externe :

    • Centralisation des demandes

    • Suivi des stocks 

    • Envoi de la documentation si nécessaire depuis le siège

 

  • Participation active au suivi budgétaire :

    • Gestion des PO (création / réception / suivi)

    • Soutien au responsable marketing dans le suivi budgétaire du plan marketing

 

  • Gestion de la relation avec les Leaders d’Opinion

    • Coordination logistique des déplacements

    • Suivi des honoraires

    • Gestion des remboursements 

 

Support au Directeur de Division - 20% :

 

  • Coordination logistique des manifestations internes de la division en collaboration avec les services internes et externes (agences)

    • Réservation des salles et repas pour les participants

    • Préparation du matériel nécessaire

    • Veille au bon déroulement de la prestation (présence requise aux évènements)

 

  • Coordination logistique des réunions commerciales :

    • Définition et présentation du projet au BUD dans le respect des règles groupes : recherche de lieux et des activités, établissement de devis, déplacement sur le site si nécessaire 

    • Réservation Hôtel / Repas et communication des aspects logistiques aux participants

    • Veille à respecter le budget préalablement défini

 

  • Gestion des déplacements du BUD (transports, hébergements, repas) et des notes de frais

 

  • Support sur les réunions internes :

    • Préparation et communication de l’agenda

    • Centralisation des informations nécessaires à la préparation de présentations et relecture des présentations

    • Rédaction des comptes rendus

 

PROFIL

 

Vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 5 ans dans l'assistatanat de direction, idéalement dans un environnement règlementaire et médical. 

Rigoureux(se), fiable et autonome, vous faites preuve de proactivité. Votre sens relationnel vous permet de communiquer aisément, tant en interne qu'en externe. 

Vous faites preuve d'organisation, de réactivité et d'adaptation dans un environnement évolutif. Vous êtes capable de gérer le temps disponible et de faire la distinction entre urgences et priorités.

 

 

Compétences informatiques : 

  • Maîtrise de l’environnement PC (Windows, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et ERP (PPSFT, SFDC)

 

Compétences linguistiques : 

  • Anglais courant indispensable

  • La connaissance du Néerlandais est un atout